Deel dit bericht
- Annelies Quaegebeur

Zo vertrek je onbezorgd op vakantie: 5 tips

Hoe onbezorgd op vakantie vertrekken?

 

Al zes maanden lang kijk je er naar uit om naar een zonnig oord te vertrekken, als het niet al veel langer is :-) In juli of augustus is het dan eindelijk zover. Je vertrekt ‘s morgens vroeg met het vliegtuig, maar je wilt er toch zeker van zijn dat je alles netjes hebt achtergelaten voor je collega’s, zodat je onbezorgd met je gezin op vakantie kunt. Of misschien blijf je gewoon in eigen land, al dan niet thuis. Het is vaak niet alleen maar een kwestie van een out of office mail aanmaken en de deur achter je dichttrekken op het werk. Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee dient te houden om met een gerust hart te kunnen vertrekken.

 

Plan voldoende tijd vrij in de laatste week voor je vakantie

Houd de week voordat je op vakantie gaat, voldoende tijd vrij voor het afmaken van bepaalde werkzaamheden en plan deze week geen (of toch zo weinig mogelijk) belangrijke vergaderingen of deadlines in. Zo voorkom je dat je de avond voor vertrek nog gestrest op het werk zit om alles op tijd af te hebben. Kijk goed welke taken er op dit moment prioriteit hebben en probeer die als eerste af te ronden. Alles wat er nog blijft liggen, kun je eventueel aan een collega overdragen tijdens jouw afwezigheid. Ga niet zitten haasten om alles voor je vakantie af te krijgen. Als je je werkzaamheden afraffelt, komt dat de eindresultaten meestal niet ten goede.

 

Zorg voor een goede overdracht

Wanneer collega’s jouw werkzaamheden overnemen als jij op vakantie bent, is het verstandig om ze ruim van tevoren goed in te lichten. Maak een afspraak met ze om de overdracht te doen op het moment dat zij en jij er echt de tijd voor hebben (dus niet de week net voor je verlof). Leg duidelijk uit hoe jij te werk gaat en wat je exact van je collega’s verwacht als jij er niet bent. Laat ze zien hoe je belangrijkste systemen en programma’s werken, waar je je belangrijke documenten op de PC opslaat en zorg ervoor dat alles wat zij zullen zoeken op een makkelijk vindbare plek staat. Vraag ze ook na jouw uitleg of alles duidelijk is en of ze nog vragen hebben, om te voorkomen dat je het werk na je vakantie alsnog zelf moet doen. Houd het zo overzichtelijk en logisch mogelijk en schrijf eventueel een handleiding waarin ze alles nog eens na kunnen lezen. Zo weet je zeker dat je niets bent vergeten te melden en kun je onbezorgd gaan genieten van je vakantie.

 

Communiceer duidelijk over je bereikbaarheid tijdens de vakantie

Wil je absoluut niet gestoord worden tijdens je vakantie door e-mails of telefoontjes van je collega’s of leidinggevende? Communiceer dit dan vooraf naar ze in je e-mails, tijdens de overdracht en in je ‘out of office’ bericht. Niemand zit er namelijk op te wachten om tijdens de vakantie vijf keer per dag gebeld te worden door collega’s met al dan niet zinnige vragen. Heb je een job waarbij je een belangrijke functie uitoefent en is het noodzakelijk om toch af en toe bereikbaar te zijn? Spreek dan met de collega’s thuis af dat ze je voicemail in mogen spreken als het dringend is en dat je ze dan zo snel mogelijk terugbelt. Of dat ze je mogen Appen of mailen in geval van nood. Hoe duidelijker je hierover bent en hier je grenzen in stelt, hoe minder vaak je gestoord zal worden tijdens je vakantie in een hopelijk heerlijk (tropisch) oord.

 

Zorg ervoor dat iedereen toegang krijgt tot de belangrijkste gegevens

Wanneer jij een leidinggevende of administratieve functie bekleedt in het bedrijf waar je werkt, heb je meestal ook toegang tot de contactgegevens van belangrijke personen binnen de organisatie. Gegevens die lang niet iedereen heeft. Maar wanneer jij drie weken op vakantie bent, is het wel belangrijk dat deze personen ook te bereiken zijn voor de collega’s die jouw werkzaamheden overnemen. Stuur daarom een gedeeld Google document met belangrijke namen en nummers per mail naar je collega’s en vertel duidelijk wanneer ze naar die personen mogen bellen en wat zij precies voor je collega’s kunnen betekenen tijdens jouw afwezigheid. Zet er voor de zekerheid ook even bij tot wanneer je weg bent en welk telefoonnummer ze in geval van nood kunnen bellen, als ze jou onverwachts toch moeten bereiken.

 

Plan je terugkomst van tevoren

Als je terugkomt van vakantie, ben je vaak nog in een relaxte stemming en heb je weer even opstarttijd nodig op het werk. Plus waarschijnlijk heb je een overvolle mailbox die om je aandacht schreeuwt. Zorg er daarom voor dat je geen belangrijke vergaderingen of deadlines plant vlak nadat je terug bent. Op dat moment staat je hoofd er waarschijnlijk niet naar en moet je eerst nog een enorme hoeveelheid aan e-mails wegwerken. Wat ik ook wel eens durf doen is mijn out of office een dag langer opzetten dan de realiteit. Ook is het belangrijk om even met collega’s af te stemmen wat er gedaan is met de werkzaamheden die ze van jou hebben overgenomen. Plan hier voordat je op vakantie gaat al een afspraak voor in met je collega’s, zodat ze weten wat ze wanneer aan je kunnen vertellen. Zo kun jij in alle rust opstarten en alles wat nog bij je collega’s is blijven liggen, weer oppakken. Laat ook aan eventuele klanten of opdrachtgevers weten dat je op vakantie gaat en vertel ze wanneer je weer bereikbaar bent en wie ze tijdens jouw afwezigheid kunnen benaderen. Licht iedereen goed in hoe laat en op welke datum je weer terug bent op kantoor, zodat ze hier rekening mee kunnen houden als ze belangrijke kwesties aan je willen voorleggen. En zet natuurlijk tijdens je afwezigheid af en toe eens een leuke mail met foto van je vakantieadres op je sociale media, zodat iedereen kan zien dat jij lekker onbezorgd van je vakantie in de zon aan het genieten bent. 

 

Call to action

Hoeveel tijd heb je ongeveer nodig om de laatste eindjes aan elkaar te knopen voor je verlof? Plan dit tijd (opgedeeld in stukken) in in je agenda de week (eventueel weken) voor je vertrekt.

Welke taken zullen door wie overgenomen worden? Wat daarvan - aan kennis of informatie -moet je nog overdragen? Zorg dat je dat op tijd regelt zodat die persoon je echte back-up kan zijn en de zaken niet halfslachtig opvolgt tijdens je verlof.

Weten je belangrijkste ‘stakeholders’ van wanneer tot wanneer je weg bent? Laat het hen op voorhand weten, ook hoe ze je al dan niet kunnen bereiken en zorg voor een duidelijke out of office.

Wie in je organisatie moet welke contactgegevens krijgen? Lijst het mooi op en deel het met de betrokken personen.

Hoeveel tijd heb je gemiddeld nodig, als je terugkomt om weer bij te zijn met al je mails en eventuele andere zaken? Probeer die tijd die je nodig hebt hiervoor (in stukjes) in te plannen in je agenda.

 

Proost, op onbezorgd op vakantie vertrekken / op vakantie zijn,

Alies

 

Wat heeft dit artikel je bijgebracht? Laat het gerust weten via een commentaar of persoonlijke boodschap via het contactformulier of mail naar annelies@a-lissome.be.

Wil je hier graag persoonlijk op werken en wens je daar wat ondersteuning bij? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via annelies@a-lissome.be of via de contactformulieren op de persoonlijke pagina’s van onze coaches.

Deel ook dit artikel met je netwerk, je doet er hen, jezelf en ons een enorm plezier mee! We zouden het ook fijn vinden om je terug te zien op onze Facebookpagina. Daar vind je inspirerende tips, quotes, inzichten, artikels,... ivm loopbaan en business.

 

LinkedIn - Facebook - Twitter - Instagram - Youtube

 

#onbezorgdopvakantie #vakantie #vakantiechecklist #vakantiestressvoorkomen #tipsvoorvertrek #zonderstressopvakantie #meteengerusthartopvakantie #zorgeloosvakantienemen #verlof