Deel dit bericht
- Annelies Quaegebeur

Loonadministratie 2026: Wat werkgevers moeten weten over nieuwe fiscale maatregelen

 

Het nieuwe jaar brengt niet alleen frisse plannen, maar ook belangrijke wijzigingen voor werkgevers op het vlak van loonadministratie. Sinds 1 januari 2026 zijn er verschillende fiscale en sociale regels aangepast: van maaltijdcheques en kilometervergoedingen tot loonindexering en vrijstellingen. Voor HR‑teams en payrollspecialisten betekent dit dat processen, systemen en communicatie met medewerkers opnieuw moeten worden bekeken.

In dit artikel nemen we de belangrijkste maatregelen onder de loep, leggen we uit wat dit concreet betekent voor de loonberekening en geven we praktische tips om compliant te blijven en je medewerkers correct te informeren. Zo ben je helemaal klaar voor een vlotte overgang naar  en in 2026.

Maaltijdcheques: waarde omhoog met concrete payroll‑impact

Wat verandert er?
Vanaf 1 januari 2026 mag de nominale waarde van maaltijdcheques stijgen van €8 naar €10 per effectief gewerkte dag. Dat betekent concreet: een werkgeversbijdrage van max. €8,91 en een werknemersbijdrage van €1,09.

Belangrijk voor payroll:

  • De verhoging is niet automatisch: je moet dit formaliseren (CAO of aanpassing arbeidsovereenkomst).
  • De werkgeversbijdrage van €8,91 blijft vrijgesteld van RSZ bij correcte toepassing.
  • De fiscale aftrekbaarheid van de werkgeverskost verhoogt van €2 naar €4 per voucher, maar alleen als je de volledige verhoging toepast.
  • Voor bedrijfsleiders geldt: je maaltijdcheque mag niet hoger zijn dan die van je werknemers om fiscaal vrijgesteld te blijven.

Payroll‑actiepunten:

  • Check en update interne payroll‑regels en procedures.
  • Zet de verhoging formeel vast in contracten/CAO.
  • Communiceer tijdig naar medewerkers wat dit betekent netto.

Bronnen

Vergoedingen: mobiliteit en kilometervergoedingen

Kilometervergoeding & fietsvergoeding
Voor 2026 zijn de vrijgestelde bedragen voor fietsvergoeding geïndexeerd (± €0,37 per km) volgens de laatste publicaties. De fiscale en sociale vrijstelling blijft geldig binnen de wettelijke grenzen.

Dienst‑ en woon‑werkverplaatsingen
Voor de klassieke kilometervergoeding (privé‑auto) is er in Q1 2026 een vastgesteld bedrag van ± €0,4326 per kilometer voor wie de driemaandelijkse indexering volgt.

Payroll‑tip: Werk je payroll‑software bij zodat vergoede verplaatsingen correct en vrijgesteld verwerkt worden.

Bronnen

Loonindexering en de “centenindex”

Vanaf 2026 wordt een nieuwe indexatiemethode toegepast:

Hoe werkt het?

  • Lonen worden volledig geïndexeerd tot €4.000 bruto per maand.
  • Voor het loon boven die €4.000 geldt geen klassieke procentuele indexering, maar een vaste (cents‑gebaseerde) verhoging.

Impact op payroll:

  • Dit kan leiden tot lager index‑effect bij hogere lonen.
  • Je payroll‑systemen moeten deze nieuwe berekeningswijze correct toepassen.

Bronnen

Loonnorm blijft van toepassing

Voor de periode **2025–2026 blijft de Belgische loonnorm op 0 %. Dit betekent dat gemiddelde loonstijgingen zonder uitzondering niet mogen stijgen boven de referentie ten opzichte van buurlanden.

Wat mag wél?

  • Automatische indexaties.
  • Niet‑recurrente bonusplannen (bijv. CAO‑90).
  • Bepaalde vergoedingen (meal vouchers, mobiliteitsbudget, etc.).

Payroll‑implicatie: Houd de loonnorm in je planning — verhogingen bovenop indexatie moeten structureel onderbouwd worden.

Bronnen

Minder “eerste ziektedagen zonder medisch attest”

Wat verandert er?

Tot en met 31 december 2025 mocht een werknemer drie keer per kalenderjaar één dag ziek zijn zonder medisch attest voor te leggen. Vanaf 1 januari 2026 is dit teruggebracht naar twee keer per jaar. Dit geldt enkel voor de eerste dag van een periode van arbeidsongeschiktheid; voor langere ziekteperiodes blijft een medisch attest vanaf dag 2 sowieso verplicht.

Opgepast: In bedrijven met minder dan 50 werknemers kan in het arbeidsreglement of in een CAO worden opgenomen dat een medisch attest vanaf dag 1 altijd vereist is.

Payroll‑impact

  • Je moet je arbeidsreglement aanpassen indien je de oude regeling (3 dagen) nog hanteert.
  • Meldprocedures moeten duidelijk communiceren dat vanaf de 3e één‑dag‑afwezigheid een medisch attest vereist is.
  • Controleer of je payroll‑software regelmatig controleert op attest‑regels en dat deze correct worden toegepast bij loonberekening.

Kortom: dit is geen enorme kostenpost, maar het verhoogt administratieve nauwkeurigheid en de nood aan heldere interne communicatie.

Pas je interne ziektereglement, arbeidsreglement en HR‑communicatie aan ivm:

  • de twee vrijstellingen per jaar zonder attest,
  • de verplichting voor attest vanaf de 3e eerste ziektedag,

Bronnen

Gewaarborgd loon bij ziekte: lange ‘terugvalperiode’

Hoe zat het tot eind 2025?

Als een medewerker na ziekte terugkeerde en minstens 14 dagen werkte, dan kon bij een nieuwe ziekte binnen die 14 dagen opnieuw recht op gewijzigd loon ontstaan, inclusief nieuwe periode waarbij de werkgever doorgaans de eerste 30 dagen het volledige loon betaalt.

Nieuw vanaf 1 januari 2026

De zogenaamde “relapse period” (termijn waarbinnen een terugval tot dezelfde ziekte geen nieuw recht op gewaarborgd loon opent) is verlengd van 14 dagen naar 8 weken.

Concreet:
Als een medewerker terugkeert van ziekte en binnen 8 weken opnieuw ziek wordt omwille van dezelfde aandoening/reden, dan vraagt dit geen nieuwe periode van gegarandeerd loon van de werkgever. Alleen een eventuele resterende deel van de vorige gewaarborgd‑loonperiode kan nog betaald worden.

Als de terugval een andere medische oorzaak heeft, blijft een nieuw recht op gewaarborgd loon mogelijk (mits medisch bewijs).

Waarom deze wijziging?

De maatregel is bedoeld om het zogenoemde “draaideureffect” te vermijden (medewerkers die kort weer aan het werk gaan om enkel een nieuw loon‑recht te activeren). >> Dit stimuleert een stabieler herstel en een weloverwogen terugkeer.

Praktische gevolgen voor loonberekening

Jouw loonadministratie‑systemen moeten weten:

  • dat bij een ziekte‑relapse binnen 8 weken géén nieuw gewaarborgd loon begint, tenzij andere medische reden;
  • en hoe resterende (niet‑verbruikte) gewaarborgde loon‑dagen worden behandeld.

Het is cruciaal dat je hier payroll‑regels en automatisatie correct instelt zodat er geen onterecht loon of foutieve doorbetalingen worden berekend.

Pas je interne ziektereglement, arbeidsreglement en HR‑communicatie aan ivm de langere terugvalperiode van 8 weken.

Bronnen

Andere relevante loonadministratieve updates

Naast bovenstaande grote lijnen zijn er nog concrete cijfers en bedragen die van belang zijn voor je loonadministratie:

  • Loonbedragen volgens de wet van 3 juli 1978 zijn geïndexeerd voor 2026 (bijv. bedragen rond non‑concurrentie, arbitrage‑ en scholingsbedingen).
  • Niet‑recurrente resultaatsbonussen (CAO 90) behouden in 2026 een vrijstellingsplafond (± €4.255 bruto).
  • Alle onkostenvergoedingen (bijv. forfaitaire) moeten volgens recente richtlijnen correct opgenomen worden op fiscale fiche 281.10.

Bronnen

Praktische payroll‑checklist voor 2026

  • Meal vouchers: beslis of je de verhoging naar €10 toepast → update CAO/contracten → configureer payroll
  • Kilometer– en fietsvergoedingen: update vrijgestelde limieten in systemen
  • Indexatie volgens centenindex: pas berekeningsregels aan voor lonen boven €4.000
  • Loonnorm & bonusstructuur: check risico’s op overtreding → plan alternatieve verloningsopties
  • Ziekte‑relapse binnen 8 weken: tenzij andere medische reden begint geen nieuw gewaarbogd loon 
  • Fiscale aftrekposten en socialezekerheidsregels: controleer aftrekposten en correct gebruik in payroll‑berekening
  • Documentatie & communicatie: update wat moet upgedate worden: ziektereglemet, arbeidsreglement, personeelshandboek + FAQ rond veranderingen
Heeft u een vraag? Terug naar overzicht
Deel dit bericht