Hoe met een executive communiceren?

Ik herinner me de tijd nog dat ik dacht dat professoren en executives ver boven me uitstegen en ik ze amper durfde aanspreken… ik maakte liever een ommetje of kreeg amper iets over mijn lippen als ik een vraag kreeg van hen. ’t Zijn nochtans ook gewoon mensen. Op de ene of andere manier had ik heel erg last van de ‘hiërarchie’ die ik zag, en nu speelt het me soms nog steeds parten. Gedachten als ‘ze zijn slimmer, ze zijn sneller, …’ helpen daarbij natuurlijk niet.

Toen ik de eerste keer een deel van een presentatie gaf aan een CEO besefte ik al snel dat dat een andere ‘gang van zaken’ was dan normaal. Het was super efficiënt, gefocust op wat het zou opleveren (zo snel mogelijk). Er was duidelijk geen tijd te verliezen. Het was een mooie kans natuurlijk, waar ik niet voldoende op voorbereid was want de vragen die gesteld werden waren van een heel ander kaliber. Gelukkig is het goed gelopen, en toch was het nog maar eens een ‘bevestiging’ van het feit dat werken met executives helemaal anders was.

Naarmate je in je loopbaan groeit krijg je meer kansen aangeboden dus ook jij zal de mogelijkheid krijgen om verder door te groeien en samen te werken met personen die ‘hoger op de hiërarchische ladder’ staan. Je zal merken dat executives toch wat anders werken: ze lezen je sneller, begrijpen de betekenis van iets, kunnen gemakkelijk getallen ontcijferen, …

Als je dus op wilt klimmen in een bedrijf (promotie wilt maken :-)) is het dus goed om te weten hoe je het meest efficiënt gehoord en gezien kan worden door het meer senior management.

Wil jij je voorbereiden op samenwerking met executives? Ga dan aan de slag met deze 5 tips.

Executives denken, communiceren en werken op een ander niveau

Om de meest betekenisvolle gesprekken te voeren, moet je je publiek begrijpen, in dit geval dus executives.

Ze kijken door de hele organisatie (of branche) en verbinden snel verschillende thema’s van ‘boven naar beneden’ en van ‘links naar rechts’. Dus om het meest effectief met hen in contact te komen, moet je begrijpen hoe jouw gespreksonderwerp in hun wereldbeeld past.

Om dit te oefenen, neem je bijvoorbeeld een complexe klant waarmee je nu werkt en oefent je met hen: je kan een update van je werk presenteren. Je bent immers nauw betrokken bij de dagelijkse details van wat de klant nodig heeft, of de zending op tijd of een dag te laat is verzonden, en de uitdagende persoonlijkheden van de klant.

Maar wanneer je met een executive spreekt, moet je je niet concentreren op de dagelijkse beslommeringen. In plaats daarvan wil je praten over de grote lijnen, totale inkomsten die ze genereren, de margebijdrage en je strategie om het bedrijf te laten groeien. Vraag jezelf af: "Wat wil de CEO weten over dit account?" en ontwikkel van daaruit je materiaal of wat je te vertellen hebt. Vergeet de details.

Executives gaan direct naar de kern

Managers op senior niveau weten hoe ze snel in een agendapunt kunnen duiken, het kunnen ontleden en goede, gerichte (soms zeer kritische) vragen kunnen stellen om het te evalueren.

En dus hebben ze je misschien niet nodig om door alle achtergrondgegevens te gaan die je hebt voorbereid. Je stuurt ze de presentatie en als ze vragen hebben of meer achtergrondinformatie nodig hebben, zullen ze het vragen. Zorg natuurlijk dat je agenda is voorbereid, maar wees bereid om het gesprek dienovereenkomstig aan te passen naar hun noden.

Anticipeer in dat geval op de vragen die ze kunnen stellen en bereid antwoorden voor. Een van de grootste blunders die ik zie in gesprekken met executives, is het niet adequaat voorbereid zijn en beantwoorden van vragen. Als je niet zeker weet wat ze willen, stel dan zelf bijkomende verhelderende vragen zodat je geen tijd verspilt met het verstrekken van de verkeerde informatie.

Executives willen weten dat je gelooft wat je zegt

Overtuigd zijn over wat je tegen een executive zegt, is net zo belangrijk als de boodschap zelf. Ik was eens halverwege een directievergadering toen ik me realiseerde dat het maar gedeeltelijk over de inhoud van mijn voorstel ging - en veel over hoe ik eigenaar was van mijn voorstel, hoeveel ik er zelf al dan niet achter stond. Het directieteam wilde weten of ik een voorstel had waarvoor ik tot het uiterste zou gaan. Want als zij er alles aan doen om het te steunen, willen ze er zeker van zijn dat ik niet ga terugkrabbelen of opgeven. Om indruk te maken op executives, moet je écht geloven in wat je zegt en ervan overtuigd zijn dat dit de juiste oplossing is voor de organisatie.

Het fundamentele verschil tussen management en leiderschap

Als je een fout gemaakt hebt zullen executives die vinden, en je er op wijzen

Als je met cijfers werkt - en je zult altijd wel met cijfers werken als je naar hogere niveaus doorgroeit - ken dan je cijfers en de logica erachter van binnen en van buiten.

Terwijl je je voorbereidt voor een directievergadering, laat iemand anders dan het hemd van je lijf vragen over de cijfers. Blijf oefenen tot je het onder de knie krijgt. Dit zal je helpen om dieper te graven dan wat er op elke PowerPoint-slide staat.

Loop niet het risico je geloofwaardigheid te verliezen met onvoorbereide cijfers, of erger nog, giswerk. En als je cijfers slecht zijn, weet dan ook waar het aan ligt en presenteer strategieën om het op te lossen naar de volgende maand of kwartaal toe. Als je niet zeker bent van een cijfer of een antwoord op een vraag, zeg dan dat je ernaar zult kijken en erop terugkomt. En doe dat dan ook.

Executives ruiken onzin van kilometers ver

Als je nadenkt over alles waar executives verantwoordelijk voor zijn, kun je je voorstellen dat ze scherpe sensoren hebben waarmee ze snel kunnen werken en zich alleen kunnen concentreren op wat het belangrijkste is. En dat kunnen ze onmogelijk doen door anderen hun tijd te laten verspillen met onzinnige kwesties of jargon.

Dus, doe het niet. Blijf bij de kwestie, vertel met zekerheid wat je weet en hoe je ermee aan de slag zal gaan.

Executives kunnen ook ongeduldig en abrupt zijn. Dat is niets persoonlijk, dat is hoe ze ineen zitten.

Als je iets presenteert, verwacht dan geen bloemrijke complimenten en high fives als je klaar bent. Terwijl jij je spullen aan het verzamelen bent, gaan ze verder met hun volgende agendapunt. Dit betekent echter niet dat ze je ideeën niet waarderen. Onthoud die efficiënte sfeer waar ik het eerder over had: ze hebben veel te doen.

8 aspecten van authentiek leiderschap

Hoe maak je het beste van werken met executives?

Werk je (binnenkort) met één of meerdere executives en raak je in paniek? Niet nodig, ik weet dat je dit kan. Het is een kwestie van je verdere ontwikkeling als professional en daarvoor moet je het nodige werk doen.

Nog een goede tip misschien: executives hebben dikwijls assistenten die precies weten hoe ze het beste met hen kunnen samenwerken. Vraag iemand om inzicht in hoe die executive werkt en wat hij/zij verwacht te zien/horen in presentaties. Hoe beter voorbereid je bent, hoe zelfverzekerder je bent.

Nog even een overzichtje van wat belangrijk is voor executives:

Vertel over de grote lijnen en denk aan een strategie om het bedrijf te doen groeien
Ga naar de kern, anticipeer op vragen, verlies geen tijd
Geloof in wat je zegt
Ken je cijfers door en door
Concentreer je op wat belangrijk is, verkoop ze geen onzin

Proost, op fijn samenwerken met een executive

Alies

Wat heeft dit artikel je bijgebracht? Laat het gerust weten via een commentaar of persoonlijke boodschap.

Wil je hier graag persoonlijk op werken en wens je daar wat ondersteuning bij? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via annelies@a-lissome.be of via de contactformulieren op de persoonlijke pagina’s van onze coaches.

Deel ook dit artikel met je netwerk, je doet er hen, jezelf en ons een enorm plezier mee! We zouden het ook fijn vinden om je terug te zien op onze Facebookpagina. Daar vind je inspirerende tips, quotes, inzichten, artikels,... ivm loopbaan en business.