Hoe je online meeting productiever maken? 9 tips

Het zal je maar gebeuren: ben je midden in een belangrijke presentatie, valt je WiFi uit. Je kunt hier zelfs klanten door verliezen of verkopen door mislopen. Dat is uiteraard niet de bedoeling. Zorg daarom voor een back-up plan voor wanneer je WiFi niet meewerkt. Installeer een internetkabel, die zijn sneller en betrouwbaarder dan de internetverbinding via je WiFi. Ook kan WiFi voor maximaal 1 seconde vertraging zorgen, waardoor je niet op tijd hoort wanneer iemand anders aan het praten is. Gevolg: iedereen tettert door elkaar heen en dat is nu net wat je niet wilt.

Een alternatief voor een Internetkabel kan ook zijn dat je je telefoon gebruikt als hotspot. Niet ideaal maar het kan wel helpen.

Ga tijdens je meeting niet naar je collega’s in het scherm staren. Het blijft belangrijk om oogcontact te houden met de mensen waar je tegen praat en kijk dus af en toe in de camera. Je collega’s zullen zich dan gezien en gehoord voelen. Zorg er dus voor dat je met de camera een klein stukje ruimte boven je hoofd over laat en dat je tot aan je borst gefilmd wordt, een beetje pasfotoformaat zeg maar. De camera staat dan op ooghoogte gericht. Kijk dus regelmatig even recht in je camera als je tegen je teamleden of collega’s praat. Heb je belangrijke punten die je wilt bespreken? Plak je lijstje met notities direct naast je camera zodat je snel kunt spieken en niets vergeet.

Het is natuurlijk niet fijn wanneer jij compleet in het donker zit op camera. Zo kunnen je collega’s je gezicht nauwelijks zien en geen connectie met je maken. Vergader je in de avond of is het nog vrij donker in de ochtend? Denk er dan over na om bijvoorbeeld een ringlamp te kopen. Uiteraard moet die ringlamp dan wel voor je staan. Met een ringlamp kan je gelijkmatig licht op je gezicht laten vallen, waardoor er minder schaduw ontstaat. Zorg er ook voor dat je bij helder daglicht met je laptop voor je raam gaat zitten (met je gezicht naar het raam), zodat je gezicht goed te zien is.

Het is natuurlijk heel gemakkelijk om tijdens een online meeting waar je naar anderen aan het luisteren bent even je telefoon te pakken om je social media te checken. Ook al denk je dat anderen het niet zien, mensen zien wel aan je lichaamstaal dat je naar beneden kijkt of dat je bent afgeleid. Zorg er dus voor dat je van tevoren je telefoon weglegt en dat je alle andere zaken die nog openstaan op je computer afsluit (of de meldingen ervan afzet) zodat je echt niet gestoord wordt.

Online meetings zijn niet meer uit ons professionele leven weg te denken, op een aantal beroepen na natuurlijk, waar het veel minder relevant is.

Hoe voel jij je vandaag bij online meetings? ‘Piece of cake’ of toch nog steeds een behoorlijke ‘struggle’?

Laat ons eens even kijken naar de tips die we hierboven meegaven:

• Staat je camera aan? Indien niet, dan raad ik je toch aan om daar stilaan mee te beginnen.
• Is je camera op de juiste positie geplaatst? Indien niet, ga ermee aan de slag tot het juist zit.
• Heb je een neutrale achtergrond? Indien niet, pas je achtergrond aan tot het een neutrale achtergrond is.
• Is de belichting van je gezicht ok? Indien niet, test uit wat beter werkt.
• Maak je gebruik van de functies van de meeting software? Indien niet, probeer eens uit wat er allemaal bestaat.
• Blijf je aanwezig tijdens de online meetings of geef je het aan dat je even weg bent? Indien niet, ga na hoe je dit kan verbeteren.
• Maak je opnames van de online meetings (indien relevant)? Indien niet, zet de juiste stappen om ervoor te zorgen dat het wel gebeurt. Geef desnoods een collega die verantwoordelijkheid.