Deel dit bericht
- Annelies Quaegebeur

6 manieren om je werkweek perfect te starten

Hoe je werkweek perfect starten?

 

Na een werkweek is het weekend het ideale moment om even lekker op te laden en tot rust te komen voor de komende week. Maar hoe kan je je werkweek weer goed starten, zodat je meer gedaan krijgt? Waar moet je op letten? En hoe krijg je meer grip op je werkweek door slimmer te werken?

In deze blog leg ik je uit op welke 6 manieren je een werkweek direct goed begint zonder tijd te verspillen, je te laten afleiden of uitstelgedrag te vertonen.

Werk met een overzichtelijke agenda

Je agenda is heilig. Plan er niet alleen afspraken in, maar ook je werkzaamheden. Zodra je beiden in je agenda zet, kun je eenvoudiger in één oogopslag zien wanneer je vol zit met taken. Dit helpt je om gemakkelijk grenzen voor jezelf te stellen en ‘nee’ te zeggen.
Tegelijk weet je wanneer je een taak of opdracht wel kan oppakken, omdat je ook ziet wanneer je daarvoor ruimte hebt.

Door niet alleen je afspraken maar ook je werkzaamheden in je agenda op te nemen, wen je jezelf eraan om voortdurend vooraf een besluit te nemen over de tijdsduur van je activiteiten.
Timen doe je om patronen te ontdekken. In jezelf, in je klanten en in vaak voorkomende handelingen. Zodra je patronen hebt ontdekt, kun je ze optimaliseren: sneller en effectiever maken. Of juist automatiseren, delegeren of elimineren.

Wanneer je een taak afrondt is het direct duidelijk of je ingeschatte tijd te ruim of te krap was. Hiermee heb je voor jezelf een korte feedback-loop gecreëerd, waardoor je heel snel leert accurater te plannen.

Daarnaast is het tegenwoordig gebruikelijk dat collega’s je agenda kunnen inzien, zodat ze weten of je beschikbaar bent voor een afspraak. Als dit bij jouw op het werk ook het geval is, dan is je agenda een belangrijke plek om je tijd beter te beheren. Als je niet zelf je tijd indeelt, dan bestaat de kans dat iemand anders dat voor je doet. Met alle gevolgen van dien.

Ook is het essentieel om eventueel reis-, voorbereidings- en verwerkingstijd op te nemen in je agenda. Zo reserveer je voldoende tijd om je klaar te maken voor iedere afspraak, zodat je meer rust ervaart tussen alle afspraken en werkzaamheden door. Vraag jezelf dus af: wat is er nodig om deze afspraak zo goed mogelijk te laten verlopen?

Om je gedachten te prikkelen kun je de volgende checklist gebruiken:

  • Hoeveel tijd kost het me om bij deze afspraak te komen? (rekening houdend met mogelijke files)
  • Hoeveel tijd heb ik nodig om deze afspraak goed voor te bereiden?
  • Wanneer moet de voorbereiding voor deze afspraak ten laatste gebeuren?
  • Welke dingen moet ik bestellen of kopen voor de afspraak?
  • Welk materiaal moet op voorhand gestuurd worden (per post of mail) voorafgaand aan de afspraak? Wanneer moet dat er zijn?
  • Hoe kan ik nu al anticiperen op taken en acties die voortvloeien uit deze afspraak? Hoeveel tijd moet ik daarvoor alvast reserveren in mijn agenda?
Werk met een overzichtelijke agenda

Voer wekelijks een review uit om te reflecteren

Een wekelijkse review is een terugkerende afspraak met jezelf om enerzijds op de afgelopen week terug te blikken. Anderzijds is het bedoeld om vooruit te kijken op de komende werkweek. Hierin loop je je agenda en gespreksnotities na, verwerk je je inbox, reflecteer je op lopende projecten en houd je je doelen in de gaten.

Om slimmer te werken kunnen onderstaande vragen je helpen tijdens de wekelijkse review:

  • Wat ging er goed?
  • Wat ging er minder goed?
  • Waar wil ik mee stoppen?
  • Waar wil ik mee doorgaan?
  • Waar wil ik mee starten?
  • Wat ben ik aan het uitstellen? Hoe komt het dat ik dit uitstel?

Door zo’n review blijf je grip houden op je werk en progressie, zonder dat het je meer dan een uur per week hoeft te kosten. Wat mij betreft is vrijdagmiddag het ideale moment om eens rustig hiervoor structureel tijd in te plannen. De belangrijkste reden hiervoor is dat ik met een opgeruimd gevoel het kantoor wil verlaten en mijn weekend wil beginnen.

Dit zorgt ervoor dat je weet dat je alle taken, die eventueel afgelopen week zijn blijven liggen, hebt onderschept en opnieuw kan inplannen. Dit helpt je om vroegtijdig na te denken over je prioriteiten en agenda-indeling voor de komende week. Je werk loslaten is zo een stuk makkelijker, waardoor je meer kan genieten van het welverdiende weekend.

Maar je zou er ook voor kunnen kiezen om bijvoorbeeld direct maandagochtend een wekelijkse review te houden om de werkweek goed te starten. Voor welk moment je ook gaat: maak de drempel zo laag mogelijk door een dag en tijdstip te kiezen waarmee je de kans vergroot er een wekelijks ritme van te maken. 

Om structureel waardevolle inzichten op te kunnen doen tijdens zo’n wekelijkse review kun je jezelf ook nog de volgende drie krachtige vragen stellen:

  • Wat wat je grootste overwinning of prestatie in de afgelopen week?
  • Hoe is het je al dan niet gelukt om je grootste prioriteiten, die je in je agenda plande, te realiseren? Wat heeft daartoe bijgedragen?
  • Welke belangrijkste les leerde je in de afgelopen week? Wat neem je daarvan mee in de komende week?

Bepaal je weekprioriteiten

Druk zijn is een keuze en tegenwoordig is het zaak om je tijd en energie te besteden aan datgene waarmee jij de meeste impact kan maken. Maar waar kies je dan voor?

Vaak overschat je wat je in een werkweek kan bereiken, terwijl je onderschat wat je in één jaar kan bereiken. Dwight D. Eisenhower, oud-president van de Verenigde Staten, verzon ooit een handig hulpmiddel om belangrijk werk van urgent werk te onderscheiden, zodat je de drukte de baas kan blijven in een overvolle tijd. 

Tegenwoordig staat onderstaande matrix bekend als de ‘Eisenhower matrix’. Het bestaat uit twee assen. De verticale as geeft de mate van belangrijkheid van een activiteit aan, terwijl de horizontale as de mate van urgentie toont.

Nu je bekend bent met de Eisenhower is het verstandig om op basis van je verantwoordelijkheden een lijst te maken van belangrijk werk en urgent werk om in te zien wat voorrang krijgt in je planning.

Dit kan je doen door focus aan te brengen door je werklijst te verkleinen naar maximaal

twee tot drie prioriteiten, zodat je weet waar je de meeste tijd en energie aan moet besteden.

Bedenk vervolgens per prioriteit de eerste bijbehorende actie, zodat je direct weet welke eerste kleine stap je te zetten hebt richting je doel. Reserveer tot slot tijd voor deze acties komende week in je agenda om uitstelgedrag te voorkomen.

Tijdens de wekelijkse terugblik is het slim om iedere afspraak even te overlopen in je agenda en jezelf de volgende vragen te stellen om meer rust en overzicht te creëren in je hoofd:

  • Welke notities werden gemaakt? Indien er zijn, neem ze door op actiepunten en verwerk ze in je takenlijst. Welke zijn de andere zaken waar je actie op moet of wilt ondernemen naar aanleiding van de notities?
  • Welke volgende afspraak is er (eventueel) naar aanleiding van deze afspraak nodig? Wanneer is deze ingepland?
  • Heb je het ingeplande werk van afgelopen week volledig afgerond en heb je de mensen die op jou zitten te wachten ervan op de hoogte gesteld?

Plan iedere ochtend twee focusuren in

Het is effectief om jezelf aan het begin van iedere werkdag de vraag te stellen: wat moet ik vandaag doen, zodat ik voldaan naar huis ga? Maak vervolgens een top drie van je belangrijkste doelen en voer deze taken als eerste uit.

Wat je kan helpen om iedere werkdag goed te beginnen, is door bijvoorbeeld twee focusuren in te plannen in je agenda, in de ochtend. In deze focusuren doe je je belangrijkste taken. Wat er die dag ook gebeurt, het belangrijkste werk heb je dan sowieso al gedaan. Dit sluit aan bij het bioritme van ons brein: in de ochtend zijn we scherper dan in de middag. Het is een aanpak dat je veel rust, overzicht en focus geeft.

Plan iedere ochtend twee focusuren in

Structureer je werkweek met themadagen

Het idee van een themadag is dat je iedere werkdag koppelt aan een vast thema, zodat je iedere week precies weet wanneer je wat gaat oppakken.

Zulke themadagen hebben namelijk meerdere voordelen:

  • Het geeft je kaders tegen een overweldigend gevoel, zodat je precies weet waar je wel en niet aan werkt op een dag
  • Het is direct duidelijk wanneer je wat kan inplannen qua afspraken en dit levert meer structuur op in je agenda.
  • Het geeft je een gevoel van controle, want collega’s kunnen niet zomaar jouw agenda vol plannen aangezien je zelf de regie in handen neemt.
  • Het geeft je overzicht: waar werk je eigenlijk aan in die week? En wil je daar wel aan werken of kun je dat beter overlaten aan een andere collega?
  • Je dagen worden niet meer bepaald door to-do lijstjes, maar door het grotere plaatje in je hoofd. Dus je visie en missie.
  • Je wisselt minder vaak tussen verschillende taken en projecten wat zorgt voor meer ritme en een hogere productiviteit.

Om daadwerkelijk themadagen in de praktijk te brengen ben je vast benieuwd hoe je themadagen maakt. Jij wilt toch ook meer overzicht en rust in je werkweek?

Er zijn twee manieren om themadagen samen te stellen:

  • Identificeer thema’s die voor jouw werkweek zouden werken. Waar wil jij je tijd in steken? Wat is belangrijk?
    Let op: het hoeven dus niet per se taken te zijn waar je nu mee bezig bent. Waar zou jij het liefste je tijd en energie aan besteden in je beste en leukste leven?
  • Plan je thema’s in op de dagen van de werkweek. Op één dag kunnen ook meerdere thema’s, zoals een ochtend- en middagthema. Maak vooral jouw ideale werkweek.

Creƫer rustmomenten in je weekend

Na een hele week werken is het lekker om gezellig af te spreken met familie en vrienden.
Je gaat naar een verjaardag of feestje toe, bent druk bezig met de verzorging van je kinderen en wilt het liefst vaak meer dan doen dat wat mogelijk is. Het gevolg?

Je komt niet écht tot rust om bij te komen na een drukke werkweek. Je bent voortdurend bezig en probeert alle ballen in de lucht te houden. Onbewust kan dit je na enige tijd vermoeid en prikkelbaar maken, waardoor je geen frisse energie hebt om maandagochtend te starten. Dit heeft dus een negatief impact op je werk.

Om dit te voorkomen is het belangrijk dat je op zaterdag en zondag voldoende rust neemt en goed slaapt om meer energie te krijgen. Goed en gezond eten is ook een belangrijke voorwaarde voor je energieniveau.

Je werkweek perfect starten - ben jij goed bezig?

Call to action

In bovenstaand blog heb je heel wat tips aangereikt gekregen om je werkweek beter te starten (en ook beter te eindigen).

Welke inzichten neem je mee uit deze blog?

Wat wist je eigenlijk al? In welke mate pas je dat al toe? Als je dat nog niet toepast, wat houdt je tegen?

Wat is totaal nieuw voor je? Wat zou je hiervan graag gaan toepassen? Welke eerste stap kan je hiertoe al zetten?

Proost, op je werkweek perfect starten

Alies

 

Wat heeft dit artikel je bijgebracht? Laat het gerust weten via een commentaar of persoonlijke boodschap.

Deel ook dit artikel met je netwerk, je doet er hen, jezelf en ons een enorm plezier mee! We zouden het ook fijn vinden om je terug te zien op onze Facebookpagina. Daar vind je inspirerende tips, quotes, inzichten, artikels,... ivm loopbaan en business.

Wil je hier graag persoonlijk op werken en wens je daar wat ondersteuning bij? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via annelies@a-lissome.be of via de contactformulieren op de persoonlijke pagina’s van onze coaches.

 

LinkedIn - Facebook - Twitter - Instagram - Youtube

 

#agenda #planning #werkweek #productiviteit #reflectie #reflecteren #themadagen #wekelijksereview #slimmerwerken #slimwerken #prioriteiten #plannen #energie #energiemanagement