Je agenda is heilig. Plan er niet alleen afspraken in, maar ook je werkzaamheden. Zodra je beiden in je agenda zet, kun je eenvoudiger in één oogopslag zien wanneer je vol zit met taken. Dit helpt je om gemakkelijk grenzen voor jezelf te stellen en ‘nee’ te zeggen.
Tegelijk weet je wanneer je een taak of opdracht wel kan oppakken, omdat je ook ziet wanneer je daarvoor ruimte hebt.
Door niet alleen je afspraken maar ook je werkzaamheden in je agenda op te nemen, wen je jezelf eraan om voortdurend vooraf een besluit te nemen over de tijdsduur van je activiteiten.
Timen doe je om patronen te ontdekken. In jezelf, in je klanten en in vaak voorkomende handelingen. Zodra je patronen hebt ontdekt, kun je ze optimaliseren: sneller en effectiever maken. Of juist automatiseren, delegeren of elimineren.
Wanneer je een taak afrondt is het direct duidelijk of je ingeschatte tijd te ruim of te krap was. Hiermee heb je voor jezelf een korte feedback-loop gecreëerd, waardoor je heel snel leert accurater te plannen.
Daarnaast is het tegenwoordig gebruikelijk dat collega’s je agenda kunnen inzien, zodat ze weten of je beschikbaar bent voor een afspraak. Als dit bij jouw op het werk ook het geval is, dan is je agenda een belangrijke plek om je tijd beter te beheren. Als je niet zelf je tijd indeelt, dan bestaat de kans dat iemand anders dat voor je doet. Met alle gevolgen van dien.
Ook is het essentieel om eventueel reis-, voorbereidings- en verwerkingstijd op te nemen in je agenda. Zo reserveer je voldoende tijd om je klaar te maken voor iedere afspraak, zodat je meer rust ervaart tussen alle afspraken en werkzaamheden door. Vraag jezelf dus af: wat is er nodig om deze afspraak zo goed mogelijk te laten verlopen?
