Wanneer was de laatste keer dat je een haalbare to do lijst had? Wanneer was de laatste keer dat daar enkel dingen op stonden die je ook echt graag wou doen?
Ik heb zowat overal to do lijstjes: in mijn mailbox, mijn kalender, op post-its op mijn bureau of in mijn handtas, in een word document… handig is het niet en overzichtelijk al helemaal niet. Inefficiënte to do lijstjes geven ons het gevoel dat we te veel moeten doen in te weinig tijd. Ironisch genoeg maakt ons dat enkel een nog slechtere planner en is het dan nog moeilijker om onze tijd te managen. Meer en meer heb ik dan ook geleerd om regelmatig al mijn do to lijstjes bijeen te verzamelen en via onderstaande stappen aan de slag te gaan. Er staan voornamelijk leuke dingen op mijn to do lijstje, alleen ontbreekt het me soms aan tijd om ze te doen omdat ik met andere leuke dingen bezig ben.
Stel je even voor. Een mama met een job, partner, 2 kinderen en druk geëngageerd sociaal leven. Tenzij ze heel veel uitbesteedt heeft ze gegarandeerd een to do lijst professioneel, een voor de vereniging waar ze zich voor inzet, een voor de boodschappen, een voor de kinderen en ga zo maar door…
Je kan ook een perfect georganiseerde takenlijst hebben die zo lang is dat ze overweldigt. Er alleen al naar kijken put je uit. Als je to do lijstje je de indruk geeft dat je niet voldoende tijd hebt om al die dingen te doen dan is het tijd om er iets haalbaar van te maken. Het gaat hier dan niet over het organiseren van je to do lijst of het meer effectief maken. Het gaat dan over het korter maken van je lijst - de dingen schrappen die geen toegevoegde waarde hebben of die je toch altijd maar uitstelt of geen zin in hebt – zonder dat er zware gevolgen zijn aan het niet doen van wat je eigenlijk zou willen of moeten doen.
Marie Kondo is een ‘tidying up-’ of opruim-experte of het nu gaat over je kleding kast of je to do lijstje. Alles wat volgens haar ‘je oogjes niet doet blinken’ hoort volgens haar in de vuilbak of geef je beter weg. Vertaald naar kantoor politiek gaat het dus over stoppen met iets te doen, of delegeren.
Neem je to do lijstje er eens bij (of een van de…) en ga eens na van hoeveel van die dingen de goesting al gaat lopen… of je oogjes beginnen te blinken.
We moeten allemaal zoveel. Van anderen en van onszelf, maar worden we er wel gelukkig van? Bij vrienden hoorden we onlangs dat hun zoontje ‘moetjes’ meekreeg van school. Wat een woord zeg, daar word je noch als volwassene, noch als kind vrolijk van. Noem het dan ‘leermomentjes’ of ‘ontdekkingstochtjes’ maar toch geen ‘moetjes’?!
Hoe kan je je (ellenlange) to do lijstje omtunen naar een lijst met dingen waar je ook echt zin in hebt, dingen die je graag wilt doen?
Stap 1: Verzamel al je to do’s
Verzamel al de do to lijstjes die je (ergens) hebt liggen en maak er 1 lange lijst van. Als je ze echt graag wilt opsplitsen (bvb werk, me-time, kinderen, vereniging x, …) doe dat dan. Het samenbrengen van al je to do lijstjes zal voor een deel al voor efficiëntie zorgen en minder tijdverlies (in het piekeren wat je nu toch weer moest doen – en dat kleine to do briefje nergens terugvinden).
Stap 2: Duid alles aan wat je niet leuk vindt
Overloop 1 per 1 de taken op je to do lijst en merk op wat het met je doet, hoe blij je ervan wordt om die taak te kunnen doen?
Zin om eraan te beginnen? Dan duid je deze niet aan.
Eerder het gevoel van een knoop in je maag? Of uitstelgedrag? Of zijn het de dingen die je vindt dat je ‘moet’ doen omdat het zo hoort maar je eigenlijk niet wilt doen? Of zijn het zaken waarvan iemand verwacht dat je ze doet en jij eigenlijk niet wilt doen? Dan is dat een goede om aan te duiden. Duid alles aan wat in deze categorieën valt en je eigenlijk liever niet zou doen.
Stap 3: Stop of delegeer zoveel mogelijk items van je ‘vind ik niet leuk’-lijst
Begin met de dingen waar je eerlijkheidshalve van weet dat je ze toch nooit zal doen – streep ze door, stop ermee! Doe hetzelfde met de zaken waarvan je weet dat er geen consequenties verbonden zijn aan het niet doen van die taak.
Dingen schrappen kan een gevoel van opluchting geven, of het tegenovergestelde (angst, schuldgevoel, …). Wat het gevoel ook is, erken het, geef het een plaats en laat de fantasie van dingen ‘moeten’ doen los. Stilaan zal het meer rust brengen.
Als in je ‘vind ik niet leuk’-lijst taken staan die absoluut moeten gebeuren, en waar je dus niet zomaar mee kan stoppen is het tijd om na te denken wie het leuk zou vinden om die bepaalde taak te doen. Denk eens na over hoe je die taak aan die persoon zal delegeren. Wat ga je juist zeggen en hoe?
Delegeren kan naar je partner, je persoonlijke assistent(e), medewerkers, kinderen, vrienden, buren, …
Of draai de rollen om. Wie moet iets doen dat zij niet graag doen en jij wel? Kan je je taken onderling wisselen?
In het begin is het mogelijks wat inefficiënter om alles geregeld te krijgen maar eens het draait heb je én een korte to do lijst én staat er op dat lijstje enkel nog wat je leuk vindt.
Stap 4: Tover de overgebleven ‘vind ik niet leuk’-taken om naar iets wat je wel leuk vindt
De taken waar je niet kan mee stoppen en je niet kan delegeren kan je opschalen naar iets dat je wel wilt doen. Gebruik dus al de creativiteit in je lijf. Koppel bijvoorbeeld een taak die je niet graag doet aan eentje die je wel graag doet. Bvb je administratie doen terwijl je naar muziek luistert of nieuwe danspasjes oefenen terwijl je de vaat afdroogt of luisteren naar een interessante pod-cast terwijl je naar een vergadering rijdt, nieuwe facturatie-tools uitpluizen vanuit een gezellig café of aan de rand van een zwembad,… mogelijkheden genoeg!
Een andere manier om een taak die je eigenlijk niet wilt doen meerwaarde te geven is achterhalen wat de mogelijks zingevende factoren erachter zijn. De vaat doen of afdrogen zorgt ervoor dat er tijdens de maaltijden proper servies op tafel ligt, naar een vergadering rijden wil zeggen dat er een opvolging/status rapport van een mooi project in het vooruitzicht is, nieuwe facturatie-tools uitpluizen wilt zeggen dat je business goed draait, … Zoek dus uit welke (misschien op dit moment nog verborgen) meerwaarde die taak heeft voor jezelf, of wat de meerwaarde ervan is voor iemand anders.
Voila, in principe staan er op je to do lijstje nu enkel nog dingen die je wilt doen, waar je oogjes van gaan blinken. Verzamelen – stoppen – delegeren – omtoveren is dan ook datgene wat ervoor zorgt dat enkel nog leuke dingen zal doen. Vergeet zeker niet om deze 4 stappen regelmatig te herhalen.
Call to action
Hoe lang is je to do lijstje? (heb je er trouwens 1 of meerdere verspreid liggen?)
Wat heb je al geprobeerd om er iets aan te doen? Wat was het resultaat?
Welke van bovenstaande stappen sla je meestal over? Wat zou het effect kunnen zijn van toch deze 4 stappen te volgen.
Proost op een korte to do lijst, enkel met dingen die je echt graag wilt doen!
Alies
Wat heeft dit artikel je bijgebracht? Laat het gerust weten via een commentaar of persoonlijke boodschap.
Deel ook dit artikel met je netwerk, je doet er hen, jezelf en ons een enorm plezier mee! We zouden het ook fijn vinden om je terug te zien op onze Facebookpagina. Daar vind je inspirerende tips, quotes, inzichten, artikels,... ivm loopbaan en business.
Wil je hier graag persoonlijk op werken en wens je daar wat ondersteuning bij? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via annelies@a-lissome.be of via de contactformulieren op de persoonlijke pagina’s van onze coaches.
LinkedIn - Facebook - Twitter - Instagram - Youtube
#todo #energie
