De work-life balans is voor velen onder ons geen onbekende. Velen van mijn loopbaancoachees zetten de balans tussen hun werk en privé-leven ook in hun top 10 van meest belangrijke werkwaarden, zeker als ze al eens tegen die grenzen aangelopen zijn. Zelfs als je op bepaalde projecten een voorsprong hebt genomen wil dat mogelijks zeggen dat andere projecten wat achterop zijn geraakt en op die manier blijven we bezig in de mallemolen van ‘meer, meer, meer’... Heel de tijd dat we achter de zaken aan hollen en iedereen fier vertellen hoe druk we het wel niet hebben vragen we ons ondertussen af waar de tijd naartoe is gegaan.
Op die manier doe je altijd genoeg werk om het productief en draaiende te houden, en langs de andere kant toch ook niet genoeg en houd je op die manier je volle potentieel tegen. Hoe meer energie je besteedt aan het proberen herstellen van de weinige tijd, hoe moeilijker dat wordt. Bij tunnelvisie focus je immers enkel op je directe taken waardoor al het andere geblokkeerd wordt, en dat ten koste van menselijke relaties en je eigen gezondheid.
Met je wil alleen zal je het niet zomaar even wat minder druk hebben. Toch zijn er een aantal simpele trucjes die je kan toepassen om jezelf het gevoel te geven dat er wat meer tijd is.
Wees mild met je tijd
Aangezien het niet mogelijk is om alle ‘time-consuming’ onderdelen uit je leven te verwijderen en een lege mailbox te hebben (tenzij je gewoon heel de boel wil en kan deleten) kan je maar beter mild omgaan met je tijd. In plaats van te zeggen "Ik heb hier geen tijd voor" kan je dus beter zeggen "Dit is geen prioriteit."
Voordat je in paniek raakt bij de gedachte dat je kostbare tijd van je leven aan elke persoon die je ontmoet moet geven is het raadzaam om met kleine stapjes te beginnen. Wanneer je voelt dat de tijd vliegt aan de kassa, in het verkeer of tijdens een zinloze vergaderingen, begin dan niet zenuwachtig met je vingers op tafel te tikken. Maak van die tijd gebruik om even op adem te komen, naar muziek te luisteren (niet tijdens de meeting natuurlijk :-)) of je to do lijstje er eens bij te nemen. Eenvoudige handelingen, zoals elke dag een half uurtje besteden aan een project van een collega of eens mee gaan lunchen zal je al snel het gevoel geven dat je wat meer grip hebt op je tijd. Plus op die manier onderhoud je ook je netwerk.
Wat ik regelmatig ook meegeef aan coachees en coaches in opleiding is ‘je hebt alle tijd binnen de tijd’ en in plaats van dit als een beperking te gaan zien heb je ineens een zee van tijd binnen die tijd. Als je jezelf wat kan losmaken van je zeer strakke grip op tijd kan dat mogelijkheden creëren voor waardevolle menselijke relaties die mogelijks ook je carrière een boost kunnen geven.
Ken je eigen piek-uren
Sommigen onder ons zijn gezegend met de eigenschappen van een ochtendmens: onmiddellijk vrolijk en klaarwakker om er tegenaan te gaan en te kijken wat de dag brengt. Voor een aantal anderen werkt dat totaal anders. Hoe dan ook, we hebben allemaal een moment in de dag dat we ons geweldig voelen en dat veel productiever is dan andere momenten.
Neem zelf controle door een aantal van je taken te optimaliseren. De meeste mensen doen een mengeling van zaken die ze doodsaai vinden (vb administratie, klasseren, financiën opvolgen, ...) gecombineerd met die zaken waarvoor ze het liefste naar kantoor komen (mensen ontmoeten, creatief bezig zijn, ...). Waarom zou je kostbare piek-uur tijd verdoen aan de taken die daar niet in thuis horen?
Experimenteren met je piekuren voor elke taak maakt je meer bewust van hoe je je tijd spendeert, of het nu gaat over een verdwaald half uur facebook of het herorganiseren van je werkruimte ten koste van ‘écht werk’. Doe je meest denk-intensieve taken op die momenten waar jij je natuurlijkerwijze energieker voelt. De ‘denkloze’ taken kan je dan uitvoeren op momenten dat je een energie-drain voelt, of dat nu ’s morgens vroeg of in een namiddagdipje is. Op deze manier doe je het belangrijkste werk op momenten waarbij je mentaal het meeste kracht hebt en zal je niet meer zoiets hebben van ‘ik heb daar nu geen zin (meer) in’.
Gebruik de tijd-schaarste en giet ze in een schema
Om je eigen piekuren nog efficiënter te maken kan je gebruik maken van de schaarste van je tijd. Heel regelmatig werk ik met blokken tijd om iets af te krijgen en hoe je het ook draait of keert, dat werk moet af zijn in die tijd. Om een blog te schrijven bijvoorbeeld voorzie ik 2u tijd. Soms verras ik mezelf en ben ik vroeger klaar, andere momenten is het zwoegen geblazen om klaar te zijn. Hoe meer je je tijd zal afbakenen om iets af te krijgen, hoe meer kans er is dat die taak dan ook echt af zal zijn.
Om er zeker van te zijn dat je vooruitgang maakt in je projecten of business plan kan je er ook best voor zorgen dat je deze schaarste blokken in een schema giet. Vb elke dag van 9 tot 10 volg ‘k mijn mails op, elke maandag van 10-13u werk ik aan project x, .... door het aanhouden van een strakke en consistente planning zal je zien dat je meer en meer vooruitgang boekt op je project of business plan.
Herbepaal je prioriteiten
Als je enkel doet wat voor je neus ligt aan werk ben je op korte termijn wel goed bezig, en toch, op lange termijn zorgt dat er voor dat minder urgente zaken op een eindeloze wachtlijst te staan komen. Sport, relaties en denktijd lijken minder belangrijk dan je baas of collega’s die op je mails en resultaten zit te wachten.
Als je ‘belangrijk’ en ‘dringend’ als synoniemen gaat beschouwen kom je mogelijks in een probleemzone terecht. Ook hier geldt, in plaats van te zeggen "Ik heb hier geen tijd voor" kan je beter zeggen "Dit is geen prioriteit." Hierdoor wordt ‘ik heb geen tijd om met jou te gaan lunchen deze week’ dus eigenlijk ook ‘het is voor mij geen prioriteit om met jou te gaan lunchen deze week’. Het voelt niet zo goed om dat te zeggen, en toch zal je zien dat het werkt, want af en toe zal je je zelf dus wel toestaan om mee te gaan lunchen en kan je op die manier je relaties op het werk opbouwen.
Je kan een prioriteit toekennen aan bijna alles dat je moet doen. Dingen die absoluut gedaan moeten worden zet je dan bovenaan je lijst (prio 1) terwijl minder belangrijke zaken eerder onderaan de lijst komen te staan (prio x).
Waarop zijn jouw prioriteiten gebaseerd?
Stel automatische back-ups in
Technische problemen kunnen altijd voorkomen en meestal gebeurt dat dan op de slechtste momenten. Voor werknemers is het misschien logisch dat hun werkgever back-ups maakt, voor veel zelfstandigen is dit een ver van mijn bed-show... tot er iets gebeurt. Zorg dus voor automatische back-ups die op een regelmatige manier je bestanden naar een (cloud)server copiëren. Door het proces op voorhand al te automatiseren voorkom je tijd-, geld- en energieverlies achteraf. In deze geldt dus: beter voorkomen dan genezen...
Hoe druk ben je werkelijk?
Last but not least is het misschien niet slecht om eens na te kijken hoe druk je werkelijk bent. Als het gaat om productief bezig zijn is het belangrijk dat je jezelf een eerlijk antwoord geeft. Voor ‘druk bezig zijn’ krijg je immers geen award of loonsopslag én het is ook geen indicator van succes. ‘Druk’ is ook geen excuus om iets niet te doen dat je leven op een positieve manier zou kunnen impacteren. Als je dolgraag een bijberoep wilt starten bijvoorbeeld, zal je daar tijd voor moeten vrijmaken. Voeg dit dan ook toe aan je tijdsschema.
Als je met de juiste dingen bezig bent zal je niet meer zeggen dat je ‘druk’ bent, maar ‘productief’.
Call to action
Welke van bovenstaande tips zal jij stilaan beginnen toepassen?
Hoeveel niet productieve tijd denk je dat je wekelijks hebt?
Wat zou het je opleveren moest je die niet productieve tijd eens zodanig inzetten dat je meer gedaan krijgt?
Op een productieve werkdag!
Alies
Wat heeft dit artikel je bijgebracht? Laat het gerust weten via een commentaar of persoonlijke boodschap.
Deel ook dit artikel met je netwerk, je doet er hen, jezelf en ons een enorm plezier mee! We zouden het ook fijn vinden om je terug te zien op onze Facebookpagina. Daar vind je inspirerende tips, quotes, inzichten, artikels,... ivm loopbaan en business.
Wil je hier graag persoonlijk op werken en wens je daar wat ondersteuning bij? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via annelies@a-lissome.be of via de contactformulieren op de persoonlijke pagina’s van onze coaches.
LinkedIn - Facebook - Twitter - Instagram - Youtube
#druk #tijd #mildheid #productiviteit #worklifebalans
