- Annelies Quaegebeur

10 tips voor een beter evaluatiegesprek als leidinggevende

(Half)Jaarlijks terugkomende delen van een performantie management systeem of -proces is dikwijls het evaluatiegesprek, functioneringsgesprek of hoe het ook mag noemen. Voor velen een moment waar ze niet echt naar uit kijken. Nochtans kunnen deze reviews gezien worden als een manier om succes te meten en ontwikkeling te stimuleren en op te volgen. Indien de verschillende stappen en onderdelen binnen deze evaluatie correct gebeuren is het een voordeel voor zowel nieuwe medewerkers als meer senior medewerkers. Langs de andere kant kunnen dit soort van gesprekken en vooral de manier waarop een ongemakkelijk gevoel achterlaten.

De bedoeling van een evaluatiegesprek is niet om de medewerker op een creatieve manier een slecht gevoel te geven of buiten te werken! In tegendeel… als leider hangt je succesvolle people management af van hoe je de dingen vertelt (ook de dingen die niet goed lopen en verbeterd moeten worden). Als een medewerker echt over de schreef gaat is een evaluatiegesprek niet het juiste middel, dan kan je beter je medewerkershandboek of gedragscode erbij halen en al dan niet een officieel schrijven eraan koppelen.

Als je na aanwerving regelmatiger evaluatiegesprekken voert zal je merken dat de slaagkans groter is, evenzo de retentiegraad en de productiviteit van de medewerker. Op deze manier gaat de medewerker ’s avonds ‘moe en voldaan’ naar huis in plaats van onzeker en angstig voor wat mogelijks komen gaat.

Een jaarlijks evaluatiegesprek is eigenlijk geen goed idee. Dit laat veel te weinig kans op opvolging en bijsturing. Halfjaarlijks is al beter. Ideaal is elke 3 maanden een evaluatie van de vorige 3 gecombineerd met vooruitkijken op de volgende 3 maanden. Op die manier is het ook gemakkijker iets aan te passen indien nodig en lijken de ‘evaluatiegesprekken’ ook minder groots. Om de 3 maanden zorgt er ook voor dat topics vers in het geheugen blijven zitten waardoor het makkelijker is om (tastbare) resultaten neer te zetten.

 

Hier zijn een aantal tips om evaluatiegesprekken creatiever aan te pakken.

  1. Laat je medewerkers de verantwoordelijkheid nemen over hun evaluatiegesprek door zelf hun evaluatiereview uit te schrijven. Op deze manier vertrek je vanuit een zelfevaluatie en kan je nagaan of de perceptie van je medewerker dezelfde is als jouw perceptie. Gebruik dit dan als basis om op verder te werken.

  2. Vraag hoe jij als leidinggevende een positieve invloed kan hebben op het evaluatiegesprek en de ontwikkeling van je medewerker en spreek duidelijk af hoe je hier in de toekomst toe zal bijdragen.

  3. Ga na welke kennis of opleiding volgens de medewerker het grootste impact heeft op zijn of haar verantwoordelijkheden. Als de kennis al aanwezig is kan je vragen of ze bereid zijn deze kennis te delen aan anderen via mentoring. Indien opleiding of bepaalde kennis noodzakelijk is, spreek concreet af waar, wanneer en hoe die verkregen zal worden.

  4. Gebruik het evaluatiegesprek als een mogelijkheid om samen te werken. ‘Baas en medewerker’ die samen geregeld iets ondernemen neemt een deel van de lading en ‘beoordeling’ van het evaluatiegesprek weg.

  5. Moesten zich bepaalde performantie problemen voordoen, zorg er dan zeker ook voor dat je de positieve aspecten toch ook benoemt. Er is niets zo deprimerend dan alleen maar negatieve feedback over je heen te krijgen. Het kan toch niet dat iemand nooit iets goed doet? Gebruik de zaken waar je tevreden over bent als hefboom tot engagement om op de minder goede punten te werken en kom samen tot een akkoord wat concreet de correctieve acties zullen zijn en hoe het resultaat daarvan gemeten zal worden.

  6. Aarzel niet om aan je medewerker te vragen wat hij of zij zou veranderen of doen moest de opportuniteit zich voordoen dat zij je departement zouden mogen leiden. Vanuit de insteek dat je hun input waardeert kan je aangeven dat elke input tot verbetering van de werking van het departement waardevolle informatie is.

  7. Zorg ervoor dat het evaluatiegesprek is ingepland is in je agenda en je er voldoende tijd voor hebt voorzien. Schuif het niet zomaar achteruit want het gevoel zou bij de medewerker kunnen ontstaan dat hij of zij niet belangrijk genoeg is.

  8. De medewerker en de leidinggevende moeten een kopie van het evaluatiegesprek hebben om er zeker van te zijn dat er een akkoord bestaat over wat er besproken werd, waaraan gewerkt moet worden en wat de te behalen targets zijn. Evenzo kan hier al instaan welke vooruitgang of verandering onder de loep zal worden genomen tijdens het volgende evaluatiegesprek.

  9. Voel je vrij om de frequentie van de reviews op te drijven als je medewerker of de omstandigheden ernaar vragen.

  10. Eindig met een positieve noot. Zelfs in de omstandigheid waar iemand ontslag neemt of je zelf slecht nieuws moet brengen, zorg ervoor dat je het gesprek eindigt met iets positiefs. Dit is belangrijk omdat je medewerkers dikwijls je laatste woorden onthouden en iemand motiveren of aansporen om te gaan voor zijn/haar dromen en succes is hiervoor de beste tactiek.

Een evaluatiegesprek zou gezien moeten worden als een opportuniteit om een betekenisvolle uitwisseling te hebben over gedachten en ideeën. Het moet langs de ene kant de vooruitgang van eerder gestelde doelen beschrijven, en langs de andere kant de mogelijkheid voor groei in de toekomst.

Als leider kan je helaas niet altijd iedereen helpen. Sommige medewerkers willen niet beter worden in wat ze doen of willen niet doorgroeien (om welke reden dan ook).

Misschien is het ook niet slecht om eens te durven nadenken wat de kost is van verder werken met mensen die roddels lanceren en het team breken, de reputatie van de firma oneer aandoen, … Echter, onder geen enkele omstandigheid mag een evaluatiegesprek dienstdoen als een waarschuwings- of ontslaggesprek. Een evaluatiegesprek is een ontwikkelingstool.

 

Call to action

Hoe doe je vandaag evaluatiegesprekken? Hoe vaak? Wie bereidt ze voor? Wie praat het meeste?

Wat kan er in de toekomst eventueel anders?

 

Proost op motiverende evaluatiegesprekken met je medewerkers!

Alies

 

 

Wat heeft dit artikel je bijgebracht? Laat het gerust weten via een commentaar of persoonlijke boodschap.

Deel ook dit artikel met je netwerk, je doet er hen, jezelf en ons een enorm plezier mee! We zouden het ook fijn vinden om je terug te zien op onze Facebookpagina. Daar vind je inspirerende tips, quotes, inzichten, artikels,... ivm loopbaan en business.

Wil je hier graag persoonlijk op werken en wens je daar wat ondersteuning bij? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via annelies@a-lissome.be of via de contactformulieren op de persoonlijke pagina’s van onze coaches.

 

LinkedIn - Facebook - Twitter - Instagram - Youtube

 

 

#leiderschap #ec #evaluatie