6 tips om je werkkalender te ontwarren en tijd te maken voor wat echt belangrijk is

Je herkent het vast wel: heb je helemaal trots een aantal verslagen geschreven voor je werkgever waar je maanden tijd in hebt geïnvesteerd, blijkt dat er nauwelijks naar gekeken wordt. Zonde van je tijd uiteraard. Zeker tijdens drukke periodes op het werk is het belangrijk om zo effectief en efficiënt mogelijk te werken en niet teveel tijd te besteden aan allerlei randzaken die er dan ook nog bijkomen. Je ziet de stapel op je bureau of in je inbox dan groeien en groeien en op een gegeven moment overzie je helemaal niet meer welke werkzaamheden prioriteit hebben. Het is uiteraard wel belangrijk om werkzaamheden te verrichten die door anderen worden opgemerkt en waar je collega’s of je werkgever baat bij hebben. Zo voel je ook dat jouw inzet gewaardeerd wordt. Van een ellenlange to-do lijst wordt niemand blij, dus om je werkkalender te ontwarren en tijd te maken voor wat echt belangrijk is kun je een aantal dingen doen. Ik bespreek je graag met ze in dit blog.

Houd je tijd bij

Veel mensen hebben het constant druk en krijgen het idee dat er te weinig uren in een dag zitten om hun werk goed af te kunnen ronden. Toch hebben we allemaal hetzelfde aantal uren in een dag. Daarom is het slim om eens te kijken hoeveel tijd je kwijt bent per taak die je uitvoert. Dit doe je door bijvoorbeeld in een Excelsheet bij te houden hoeveel uren je daadwerkelijk productief aan het werk bent. Dan blijkt ineens dat je toch net even een uurtje te lang op Facebook hebt gescrold of dat je toch twee uur lang met die collega gebeld hebt waarvan vijf minuten productief zijn gebleken. Door je tijd bij te houden die je aan je werkzaamheden spendeert, zie je ineens verrassend snel waar nog tijdwinst te behalen valt. Kleine waarschuwing: dit kan even behoorlijk confronterend zijn.

Sommige beroepen moeten zowiezo tijdsregistraties doen. Consultants bijvoorbeeld die op meerdere projecten werken moeten op het eind van de week/maand rapporteren hoeveel tijd ze op welk project gepresteerd hebben.

10 manieren om extra tijd te toveren

Vraag jezelf af waarom bepaalde werkzaamheden op je to-do lijst staan

Je hebt nu bijgehouden hoeveel tijd je hebt gespendeerd aan bepaalde taken en je weet dus ook waar die werkzaamheden uit bestaan. Heb je jezelf weleens afgevraagd of bepaalde werkzaamheden geschrapt kunnen worden van je to-do lijst? Misschien heb je iedere maand wel twee vergaderingen staan waarin eigenlijk weinig bereikt wordt en waar vooral veel gekletst wordt. Moet je deze vergadering echt bijwonen? Vraag dan bijvoorbeeld eens of jij de vergadering mag leiden en houd je dan strak aan de agenda die vooraf moet worden vastgesteld. Zo zijn alle collega’s een stuk productiever en hou jij nog tijd over voor andere belangrijke werkzaamheden die op je liggen te wachten.

Idem dito met werk dat je wel moet doen omdat het historisch zo gegroeid is en geen enkele toegevoegde waarde levert. Als er met je werk niets gebeurt, als niemand er iets mee doet, kan je het even goed laten voor wat het is.

4 stappen om je to do lijst om te toveren naar wat je leuk vindt

Kijk naar de belangrijkheid van je werkzaamheden

Als je het moeilijk vindt om te bedenken welke werkzaamheden je moet laten gaan, kan je de taken die nog op je to-do lijst staan rangschikken van belangrijkst naar minst belangrijk. De Eisenhower matrix (of het 4 D model) kan je hier zeker bij helpen.

Meer info hoe de Eisenhower matrix werkt

Kijk naar de belangrijkheid van je werkzaamheden

Deze matrix verdeelt werk in 4 kwadranten

Onder zowel belangrijke als urgente zaken vallen bijvoorbeeld een crisisoverleg of een deadline die je voor de klant moet behalen. Hier van wordt gezegd dat je het zelf (liefst zo snel mogelijk) moet doen. In het Engels spreken ze van ‘do’.
Onder belangrijke, maar niet urgente zaken vallen het maken van een duidelijke planning of van het rooster en het stellen van doelen voor de lange termijn. Dit zijn dingen die je zelf moet doen maar nog even kan uitstellen. In het Engels spreken ze van ‘delay’.
Onder minder belangrijke, maar wel urgente zaken worden het plegen van telefoontjes en het sturen van mailtjes verstaan. Dit hoef jij niet noodzakelijk te doen en kan je delegeren naar je teamleden. In het Engels spreken ze van ‘delegate’.
Onder minder belangrijke en minder urgente zaken valt alles wat noch dringend noch belangrijk is; de krant lezen, door facebook scrollen, netflixen, blijven kletsen aan het koffiemachien, …en zaken die niets bijdragen en waar niemand op zit te wachten. In het Engels spreken ze van ‘delete’ of ‘drop’.

Deze onderverdeling kun je ook terugvinden in het boek van Stephen Covey: De 7 eigenschappen van effectief leiderschap. Absoluut een aanrader wanneer je moeite hebt met het managen van je tijd.

Delegeer sommige werkzaamheden

Gelinkt aan de 3^e stap in het stukje hierboven…

Als je omkomt in het werk, is het helemaal niet raar wanneer je sommige taken aan collega’s uitbesteedt, zeker als ze minder belangrijk zijn. Je kunt tenslotte niet alles in je eentje doen als het zo druk is en om hulp vragen is dan het beste wat je kunt doen wanneer je geen burn-out wilt krijgen. Liggen er op dit moment taken op je te wachten die anderen ook prima kunnen doen? Delegeren! Is het mogelijk om bepaalde werkzaamheden te automatiseren zodat jij er geen omkijken meer naar hebt? Automatiseren! Is het misschien mogelijk om om een stagiaire of assistent te vragen die jou kan helpen met de repeterende taken die eigenlijk vrij simpel uit te voeren zijn na enige uitleg? Delegeren! Wanneer die mogelijkheden er zijn, gaat dit je ontzettend veel tijd schelen. Niet alleen nu maar ook op de lange termijn.

Plan je rustmomenten en vakanties als eerste in

Het is natuurlijk heel belangrijk om gefocust en productief aan het werk te gaan, maar daarnaast is er nog iets heel belangrijk: neem geregeld en voldoende tijd om te rusten en ontspannen. Probeer daarom rustmomenten in je werkschema als eerste in te plannen, zodat je op gezette tijden weet wanneer je even uit kunt rusten en leuke dingen kunt doen. Ga lekker de natuur in, volg een yogales, lees een mooi boek of ga op bezoek bij vrienden, maar zorg er in ieder geval voor dat je voortaan niet alleen maar aan het werk bent. Ook niet wanneer het heel erg druk is op je job en jij je verantwoordelijk voelt. Ieder mens heeft weleens behoefte aan tijd doorbrengen zonder werk. Het recht op deconnectie heet dat tegenwoordig  Soms kan die tijd zelfs weleens bestaan uit helemaal niks doen en lekker voor je uit staren en dagdromen. Pak dus op tijd je rust en vergeet niet deze momenten als eerste in je agenda vast te zetten. Op die momenten neem je dus ook geen telefoon op en lees en beantwoord je geen e-mails.

Doe vooral de werkzaamheden die je leuk vindt

Het is voor sommige werknemers heel gemakkelijk om overal ja op te zeggen omdat ze zich verantwoordelijk voelen voor alles wat er moet gebeuren en omdat ze zich dienstbaar willen opstellen. Het kan ook zo zijn dat ze het heel erg lastig vinden om hun eigen grenzen aan te geven. Op die manier zit je dus voor de komende drie maanden altijd volgeboekt, ook met taken waar je niet heel blij van wordt. Denk dus drie keer na voordat je ergens ja op zegt en stel je voor hoe jij je voelt als je die taak zou uitvoeren. Word je er blij van of merk je dat je energie direct daalt? In dit laatste geval is het van belang dat je ook nee durft te zeggen. Uiteindelijk ben jij op je best als je werkzaamheden verricht waar je plezier uithaalt voor jezelf. Natuurlijk zal je weleens iets moeten doen wat minder leuk is, maar plezier mag wel de boventoon voeren op je job. Durf dus aan te geven wat je wel en niet wilt doen, daar word jouw werkende leven een stuk mooier van!

Ontdek wat je energie geeft

Ben jij bezig met wat echt belangrijk is?

Ben jij ook gewoon iemand die het druk druk druk heeft en op de sneltrein zit? Je doet wat je moet doen zonder je de vraag te stellen of je eigenlijk wel goed bezig bent… hoog tijd voor zelfreflectie en indien nodig ook de bijbehorende acties

Houd je tijd bij – Waaraan besteed jij hoeveel tijd?
Vraag jezelf af waarom bepaalde werkzaamheden op je to-do lijst staan – Wat staat op je to do lijst dat geen toegevoegde waarde heeft dat je kan schrappen?
Kijk naar de belangrijkheid van je werkzaamheden – Welke zaken moet je zelf zo snel mogelijk oppakken?
Delegeer sommige werkzaamheden – Welke activiteiten/projecten kan je automatiseren of delegeren?
Plan je rustmomenten en vakanties als eerste in – Hoeveel verlof heb je nog staan? Wanneer ga je je verlof inplannen? (doe dat dan ook!)
Doe vooral de werkzaamheden die je leuk vindt – Van welke taken krijg je het meeste energie? (en zitten die taken ook in je job?)

En? Hoe goed ben je bezig op dit vlak?

Proost, op tijd hebben voor wat echt belangrijk is

Alies

Wat heeft dit artikel je bijgebracht? Laat het gerust weten via een commentaar of persoonlijke boodschap.

Wil je hier graag persoonlijk op werken en wens je daar wat ondersteuning bij? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via annelies@a-lissome.be of via de contactformulieren op de persoonlijke pagina’s van onze coaches.

Deel ook dit artikel met je netwerk, je doet er hen, jezelf en ons een enorm plezier mee! We zouden het ook fijn vinden om je terug te zien op onze Facebookpagina. Daar vind je inspirerende tips, quotes, inzichten, artikels,... ivm loopbaan en business.

LinkedIn - Facebook - Twitter - Instagram - Youtube

#talent #talentenontdekken #belangrijk #dringend #urgent #passie #vakantie #verlof #rust #zelfzorg #todo

Heeft u een vraag? Terug naar overzicht