Of je nu regelmatig vergaderingen leidt, voor publiek spreekt, white papers schrijft of online post… de meesten van ons drukken zich dagelijks uit via email. Dan kan je maar beter zorgen dat je boodschap overkomt zoals ze moet overkomen. Goede communicatieve vaardigheden zijn dan ook deel van elke jobomschrijving.
Hoe kun je echter weten of je goede communicatieve vaardigheden hebt en dus een goede communicator bent? Hieronder 12 tips om aan die communicatieve skill te werken. Sommige van de tips zijn enkel voor geschreven tekst of boodschappen.
Wat wil je communiceren?
Mensen worden elke dag overladen met boodschappen, briefings, informatie allerhande. Zorg ervoor dat je EXACT weet WAT je wilt communiceren. Dit kan zeer breed gaan of super specifiek zijn. Wees je bewust dat het belangrijk is dat je je boodschap in 1 zin kan meegeven anders zit de kans er in dat ze niet duidelijk zal zijn.
Wat is een boodschap die je zou willen brengen?
Welk verhaal kan je vertellen om je communicatie te ondersteunen?
Verhalen zijn een geweldige manier om een boodschap in te leiden of te ondersteunen. Je kan ze zelf uitvinden of het kan iets zijn dat je hebt meegemaakt of ‘van horen vertellen’. Metaforen zijn een mooi voorbeeld van een verhaal. Verhalen zijn een geweldige manier om met mensen een emotionele verbinding te maken en ze blijven ook langer bij. Bovendien versterken ze je boodschap.
Welk verhaal of metafoor zou je kunnen gebruiken om je boodschap langer te doen blijven hangen?
Gebruik cijfermateriaal om je boodschap te ondersteunen
Je kan niet in alle omstandigheden een verhaal vertellen. Als het voor jou niet goed voelt om bij een bepaalde boodschap een verhaal te vertellen, is cijfermateriaal dan een optie voor je? Het is een krachtige manier om een boodschap of argument te ondersteunen. Het cijfermateriaal op zich zal misschien niet zo veel doen. Langs de andere kant zijn er meer dan voldoende grafische manieren om cijfers en statistieken voor te stellen aan mensen aan wie je een boodschap te melden hebt.
Welk cijfermateriaal zou je eventueel kunnen gebruiken om je boodschap te ondersteunen? In welke soort van grafiek of diagram zal je het brengen?
Directe communicatie
Een belangrijke communicatieve vaardigheid is directheid. Ken je dat, van die momenten dat iemand iets aan het vertellen is en je je de vraag stelt ‘en wanneer komt de clou?’? Zeker als het gaat om een gevoelig onderwerp is het des te belangrijker om direct te zijn. Niet te veel rond de pot draaien of een rode loper uitrollen met bloemblaadjes erop. Daar heeft niemand baat bij. Ga er niet van uit dat mensen kunnen raden wat er zich in je hoofd of hart afspeelt. Breng de boodschap op een vriendelijke, duidelijke en eerlijke manier.
Wees voorzichtig met jargon
Jargon gebruiken is perfect als je 200% zeker bent dat de lezers of toehoorders van je boodschap ook daadwerkelijk dat jargon begrijpen. Anders is het een absolute ‘no go’ en kan het je communicatie alleen maar verwarrend maken. Jargon kan een afstand scheppen of een dikke nek gevoel veroorzaken als je niet oppast. Ben je niet zeker of ze je termen, afkortingen of jargon begrijpen? Gebruik ze dan niet.
Als je je boodschap aanpast er van uitgaande dat niemand je jargon begrijpt, hoe zou die dan klinken?
Hoeveel woorden gebruik je?
Details en context kunnen nuttig zijn maar als mails of presentaties vol staan met bulletpoints en woorden zal je belangrijkste boodschap verloren gaan in de massa. Goede communicatieve vaardigheden gaan dus ook over het zorgvuldig nadenken over de woorden die je gebruikt. Iedereen waardeert duidelijke communicatie. Als je dus merkt dat te veel tekst de key message waziger maakt, beslis dan welke woorden of zinnen je schrapt.
Het is natuurlijk ook mogelijk om in het andere extreme te gaan. 1-woord-antwoorden zijn niet in elke situatie geschikt en 1 woord op een slide kan op verschillende manieren worden geïnterpreteerd als je niet ook nog eens duidelijk je boodschap communiceert.
Vind dus jouw balans tussen niet te veel en niet te weinig woorden zodat je wordt gezien als een goede communicator.
Neem bovenstaande boodschap er weer bij en pas aan volgens het principe van niet te veel of niet te weinig woorden. Wat is het resultaat van je boodschap nu?
Welke opmaak gebruik je?
Zelf heb ik er een grondige hekel aan als de opmaak van een document of presentatie niet goed in elkaar zit… dan zie ik door de bomen het bos niet meer. Als je iets duidelijk verstaanbaar wil maken moet je eventueel denken aan welke woorden of stukken zin je wilt highlighten (onderlijnen, in bold, in een kleur, italic), eventueel werken met titels of hoofdstukken, bulletpoints gebruiken om zaken op te lijsten, … Op deze manier kan de lezer makkelijker de hoofdlijnen scannen, of het nu van een email is of van een leiderschapsbriefing of… Manieren genoeg om je opmaakt wat overzichtelijker te maken. Welke heb ik in deze blog gebruikt?
Welke opmaak kan je nog toevoegen aan je boodschap?
Herlees je communicatie-uiting
Als je al heel wat tijd gespendeerd hebt om je boodschap uitgeschreven te krijgen is het dikwijls heel verleidelijk om gewoon te denken ‘t is af, ik verstuur’. Dikwijls helpt het om de boodschap even te laten rusten en er een paar uren of dagen later nog eens naar terug te grijpen om dan te finaliseren. Je zal merken dat dit een ‘rijpere’ boodschap levert.
Vraag feedback
Geen ontwikkeling van communicatieve vaardigheden zonder feedback. Ik heb weleens dingen geschreven waar ik niet goed over nagedacht had en veel sneller de send knop had gedrukt dan ik eigenlijk had moeten doen. Plus ik had de boodschap helemaal vanuit mijn perspectief geschreven zonder ook maar iemand om feedback te vragen over wat ik schreef en hoe ik dat deed. Lesson learned. Voor belangrijke boodschappen of thema’s waarvan ik weet dat ik mogelijks emotioneel reageer laat ik wel mijn boodschap eens nalezen en vraag ik om feedback; van mijn partner, mijn collega, … Aarzel niet en vraag feedback aan mensen die je kritisch en eerlijk input zullen geven.
Wie zou jij om feedback kunnen vragen?
Bepaal je communicatiekanaal
Intranet, twitter, blog, facebook, linkedin, email, een gesloten community, een intern chatsysteem, telefoon, skype, face-2-face gesprek, keynote … kanalen genoeg! De keuze van het kanaal kan variëren afhankelijk van de boodschap zelf, van wat jouw voorkeuren als persoon zijn maar evengoed van aan wie je de boodschap brengt. Voor moeilijke gesprekken kan je best altijd voorrang geven aan face-2-face ten opzichte van een ander kanaal.
Welk kanaal is het geschikte kanaal voor het brengen van je boodschap?
Pas je communicatiestijl aan
‘Yo, de mannen’ is misschien een goede manier om goedenavond te zeggen tegen je kameraden op café maar misschien niet de juiste manier om ’s morgens je CEO te begroeten. Wat ok is op je privé facebook is dan mogelijks weer niet ok op je professionele linkedin profiel. Pas dus je boodschap aan naar gelang de stijl die het nodig heeft.
Welke stijl heb jij nodig om je boodschap te brengen?
Leer je publiek kennen
Het is toch wel belangrijk van te weten wie je toehoorders of lezers zullen zijn. Afhankelijk van aan wie je een boodschap gaat brengen zal je je boodschap dus ook moeten aanpassen. Technische burgerlijk ingenieurs en sociaal verpleegkundigen zijn echt niet dezelfde profielen. Een presentatie geven over een fiscale regel aan fiscalisten of niet fiscalisten is hopelijk niet dezelfde presentatie. De tijd nemen om je doelpubliek te leren kennen is cruciaal om je communicatieve vaardigheden te verbeteren en een goede communicator te zijn.
Wie is jouw doelpubliek voor je boodschap? Hoe goed ken je ze? Wat moet je ondernemen om ze beter te leren kennen?
Sterke communicatie vaardigheden kunnen je helpen om binnen een bedrijf de hiërarchische ladder te beklimmen. Is het geen hiërarchische ladder dan zal het in ieder geval vele positieve aspecten toevoegen aan je loopbaan. Wees fier op alle tips van hierboven die je al toepast en neem wat tijd om je toe te spitsen op de items die nog wat werk vragen.
Proost op goede communicatieve vaardigheden!
Alies
Wat heeft dit artikel je bijgebracht? Laat het gerust weten via een commentaar of persoonlijke boodschap.
Deel ook dit artikel met je netwerk, je doet er hen, jezelf en ons een enorm plezier mee! We zouden het ook fijn vinden om je terug te zien op onze Facebookpagina. Daar vind je inspirerende tips, quotes, inzichten, artikels,... ivm loopbaan en business.
Wil je hier graag persoonlijk op werken en wens je daar wat ondersteuning bij? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via annelies@a-lissome.be of via de contactformulieren op de persoonlijke pagina’s van onze coaches.
LinkedIn - Facebook - Twitter - Instagram - Youtube
#communiceren #feedback
